Den Bereitschaftsdienst des Städtischen Wasserwerks außerhalb der allgemeinen Geschäftszeiten wird durch die Netze BW organisiert, die Nummer für Wasserstörungen lautet 0711 2 89 64 60 31.
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Zunächst hatte das Wasserwerk ausschließlich die Aufgabe, die Einwohner und Betriebe im Stadtgebiet mit Trinkwasser zu versorgen. Im Lauf der Jahre hat sich das Aufgabengebiet erweitert. Zwischenzeitlich zählt zu den Aufgaben des Eigenbetrieb auch die Entsorgung des im Stadtgebiet anfallenden Abwassers. Außerdem betreibt das Städtische Wasserwerk die Nahwärmeversorgung von öffentlichen und privaten Gebäuden rund um das Rathaus und das Schulzentrum Gaildorf sowie die Tiefgarage im Stadtschulgebäude.
Mittlerweile ist das Wasserwerk Gaildorf ein Eigenbetrieb der Stadt Gaildorf. Die Verwaltungsaufgaben des Eigenbetriebs werden von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Stadtverwaltung und des Verbandsbauamtes wahrgenommen.
Zur Versorgung der Einwohner und Betriebe mit Trinkwasser betreibt das Städtische Wasserwerk ein über 100 km langes Leitungsnetz, das sowohl das örtliche Verteilungsnetz als auch Zuleitungen aus dem Fernleitungsnetz der Vorlieferanten und aus den eigenen Quellgebieten umfasst. Zu den technischen Einrichtungen gehören außerdem zehn Hochbehälter mit einem Speichervolumen von weit mehr als 3000 m³ Wasser sowie sechs Drucksteigerungsanlagen.
Das Städtische Wasserwerk stellt jährlich rund 600.000 m³ Wasser bereit. Mehr als 2/3 dieses Wassers bezieht das Wasserwerk vom Zweckverband Wasserversorgung Nordostwürttemberg (NOW) in Crailsheim. Das von der NOW gelieferte Wasser stammt von der Ostalb, genauer gesagt aus den Brunnen der Landeswasserversorgung bei Dischingen im Landkreis Heidenheim.
Das restliche Drittel des Wasserdargebotes liefern die eigenen Quellen des Städtischen Wasserwerks. Der größte Teil dieses selbst gewonnenen Wassers stammt aus dem Osterbachtal und dem Staigersbachtal südlich des Ortsteils Unterrot. Zur Sicherstellung einer hohen Wasserqualität betreibt das Städtische Wasserwerk dort Ultrafiltrationsanlagen. Ergänzend dazu sorgen bei allen Eigenwassergewinnungsanlagen Ultraviolettanlagen für die einwandfreie Beschaffenheit des Quellwassers.
Weitere Quellen befinden sich in anderen Bereichen von Unterrot, östlich von Gaildorf sowie südlich von Winzenweiler. Das im Wohnbezirk Reippersberg gelieferte Wasser wird von der Gemeinde Gschwend bezogen.
Sowohl das von den Vorlieferanten bezogene als auch das aus eigenen Quellen gewonnene Wasser wird entsprechend den Vorschriften der Trinkwasserverordnung regelmäßig sowohl mikrobiologisch als auch auf seine physikalisch-chemischen Eigenschaften untersucht.